Mô tả các bước thực hiện
Bước 1: Nộp hồ sơ đánh giá định kỳ
CNĐT/NCV tải tất cả các biểu mẫu trên trang nội bộ của Viện Nghiên cứu và Đào tạo Y Dược Việt Nam-Hàn Quốc thuộc Phòng Nghiên cứu khoa học và công nghệ và nộp hồ sơ theo kỳ báo cáo, gồm các biểu mẫu:
- Báo cáo định kỳ về việc tuân thủ đề cương nghiên cứu
- QT.HĐĐĐ.02/BM.01: Đơn xin thay đổi bổ sung hồ sơ nghiên cứu (nếu có)
- QT.HĐĐĐ.02/BM.02: Bản giải trình thay đổi, bổ sung hồ sơ nghiên cứu
- Các phụ lục kèm theo (nếu có)
- Đề cương nghiên cứu bổ sung, sửa đổi (nếu có)
Lưu ý: Chỉ phải nộp báo cáo định kỳ về việc tuân thủ đề cương nghiên cứu nếu tuân thủ đúng đề cương nghiên cứu đã được phê duyệt
Bước 2: Tiếp nhận báo cáo và xử lý hồ sơ
Thư ký HĐĐĐ nhận báo cáo định kỳ và kiểm tra hồ sơ của CNĐT/NCV. Nếu hồ sơ không đủ theo quy định của HĐĐĐ thì hoàn trả ngay cho CNĐT/NCV trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Những hồ sơ đủ tiêu chuẩn theo qui định sẽ trình lên Chủ tịch HĐĐĐ trong vòng 3-5 ngày để xem xét việc tuân thủ đề cương nghiên cứu đã được phê duyệt.
Bước 3: Chủ tịch HĐĐĐ đánh giá sơ bộ báo cáo định kỳ
Thư ký HĐĐĐ thông báo đến CNĐT/NCV kết quả của Chủ tịch HĐĐĐ trong vòng 01 tuần tính từ thời điểm thư ký HĐĐĐ nhận đủ hồ sơ từ Chủ tịch HĐĐĐ.
+ Xét báo cáo định kỳ: Chủ tịch HĐĐĐ chỉ định 02 thành viên trong Hội đồng HĐĐĐ thẩm định và cho ý kiến vào bản nhận xét báo cáo định kỳ theo mẫu QT.HĐĐĐ.02/BM.03.
Thư ký HĐĐĐ thông báo đến CNĐT/NCV về kết quả thẩm định trong vòng 7-10 ngày tính từ thời điểm Văn phòng HĐĐĐ nhận đủ hồ sơ từ Chủ tịch HĐĐĐ.
+ Xét đơn xin thay đổi, bổ sung: Chủ tịch HĐĐĐ sẽ đề nghị ngày họp hội đồng để xem xét đơn xin thay đổi, bổ sung. CNĐT/NCV sẽ phải nộp 9 bộ hồ sơ và lệ phí cho Văn phòng HĐĐĐ. Chủ tịch HĐĐĐ phân công 2 thẩm định theo mẫu QT.HĐĐĐ.02/BM.04 và QT.HĐĐĐ.02/BM.05.
Bước 4: Đánh giá hồ sơ thay đổi, bổ sung
Thư ký HĐĐĐ nhận lại bản nhận xét của thành viên HĐĐĐ được phân công nhận xét hồ sơ xin sửa đổi bổ sung QT.HĐĐĐ.02/BM.04 và QT.HĐĐĐ.02/BM.05.
Chủ tịch sẽ thống nhất ngày họp hội đồng với các thành viên khác trong HĐĐĐ và thông báo cho Thư ký HĐĐĐ để làm thư mời, chuẩn bị hồ sơ cho phiên họp. Thư ký HĐĐĐ liên lạc với CNĐT/NCV để thông báo về thời gian và địa điểm của phiên họp HĐĐĐ. Tại phiên họp HĐĐĐ, CNĐT/NCV giải trình lý do làm đơn xin thay đổi, bổ sung hồ sơ nghiên cứu trước các thành viên trong Hội đồng và các thành viên nhận xét, góp ý trực tiếp cho CNĐT/NCV.
Hội đồng họp và đánh giá theo biểu mẫu QT.HĐĐĐ.02/BM.06 và QT.HĐĐĐ.02/BM.07, biên bản lập theo biểu mẫu QT.HĐĐĐ.02/BM.08.
Bước 5: Xem lại hồ sơ
Khi nhận được bản nhận xét của các thành viên HĐĐĐ, thư ký sẽ tổng hợp và thông báo cho CNĐT/NCV để bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo góp ý của Hội đồng. Nghiên cứu viên bổ sung, hoàn thiện hồ sơ và nộp về Văn phòng HĐĐĐ trong vòng 15 ngày tính từ thời điểm nhận được thông báo từ Văn phòng HĐĐĐ. Hồ sơ hoàn thiện phải bao gồm:
1) Đề cương và các giấy tờ liên quan đã chỉnh sửa và/hoặc bổ sung
2) Bản giải trình theo từng điểm nhận xét trong biên bản của HĐĐĐ và chỉ rõ (dòng, trang) đã chỉnh sửa/thay đổi trong hồ sơ, có chữ ký của 2 thẩm định và chủ tịch HĐĐĐ.
Bước 6: Thông báo kết quả thẩm định báo cáo định kỳ và hoặc đơn xét thay đổi, bổ sung hồ sơ nghiên cứu
Sau khi nhận được hồ sơ đã được chỉnh sửa hoàn thiện theo góp ý của hội đồng, thư ký HĐĐĐ sẽ soạn thảo, trình Chủ tịch HĐĐĐ và BGH để ký ban hành Giấy chấp thuận đề cương nghiên cứu được tiếp tục hoặc cho phép thay đổi, bổ sung (trong vòng 10-15 ngày tính từ lúc nhận hồ sơ hoàn chỉnh) theo mẫu: QT.HĐĐĐ.02/BM.09. Văn phòng HĐĐĐ thông báo trả kết quả cho CNĐT/NCV bằng tin nhắn điện thoại hoặc thư điện tử
Bước 7: Lưu trữ
Quy trình được lưu trữ tại Văn phòng HĐĐĐ và Phòng Khoa học Công nghệ.
Văn phòng HĐĐĐ lưu trữ Hồ sơ đã được Hội đồng Đạo đức phê duyệt.